Gestione dei Progetti

La gestione dei progetti è la disciplina che consiste nel pianificare, eseguire e supervisionare progetti per raggiungere obiettivi specifici all’interno di un lasso di tempo definito e di un budget stabilito. Essa comporta il coordinamento delle risorse, la gestione dei rischi e l’assicurazione che tutti gli aspetti di un progetto siano allineati con i suoi obiettivi.

Elementi Chiave della Gestione dei Progetti

• Avvio: Definire l’ambito del progetto, gli obiettivi e la fattibilità.
• Pianificazione: Creare una tabella di marcia dettagliata che includa tempistiche, allocazione delle risorse e budgeting.
• Esecuzione: Implementare il piano di progetto, coordinare le attività e gestire i team.
• Monitoraggio e Controllo: Monitorare i progressi del progetto, gestire le modifiche e garantire l’aderenza al piano di progetto.
• Chiusura: Completare il progetto, condurre valutazioni e documentare le lezioni apprese.

Il Processo di Gestione dei Progetti

1. Avvio

In questa fase, gli stakeholder identificano la necessità di un progetto, determinano la sua fattibilità e definiscono i suoi obiettivi.

2. Pianificazione

Questa fase comporta la definizione degli obiettivi del progetto, dei deliverable, del cronoprogramma e del budget per creare un piano di progetto completo.

3. Esecuzione

Durante l’esecuzione, il piano di progetto viene messo in pratica. I team svolgono compiti e le risorse vengono utilizzate per creare i deliverable del progetto.

4. Monitoraggio e Controllo

Questa fase implica il monitoraggio delle prestazioni del progetto rispetto al piano, la gestione dei vincoli di budget e l’apportare aggiustamenti necessari per rimanere in carreggiata.

5. Chiusura

Nella fase finale, il progetto viene completato, i deliverable vengono consegnati e viene condotta una valutazione per valutare le prestazioni e documentare le scoperte.

Esempio di Gestione dei Progetti

Considera una azienda che lancia un nuovo prodotto software.

• Avvio: L’azienda identifica un bisogno di mercato per il software e delinea obiettivi (es. base utenti target e funzionalità chiave).
• Pianificazione: Il project manager sviluppa un cronoprogramma con le fasi: ricerca, sviluppo, test e lancio, insieme a un budget di 200.000 dollari.
• Esecuzione: I team di sviluppo costruiscono il software, mentre il marketing si prepara per il lancio.
• Monitoraggio e Controllo: Il project manager monitora i progressi, la spesa e le prestazioni del team attraverso riunioni e revisioni regolari.
• Chiusura: Dopo un lancio di successo, vengono raccolti feedback e il team rivede le prestazioni rispetto agli obiettivi e al budget.

Calcoli nella Gestione dei Progetti

Un calcolo comune nella gestione dei progetti è la determinazione della varianza di budget, che aiuta a valutare se un progetto è sotto o oltre il budget.

Varianza di Budget (BV) può essere calcolata come:

Varianza di Budget = Costo Effettivo – Costo Budgèttato

Esempio di Calcolo

Se il costo budgettato per il progetto software era di 200.000 dollari e il costo effettivo sostenuto era di 220.000 dollari, la varianza di budget sarebbe:

BV = 220.000 dollari – 200.000 dollari = 20.000 dollari

In questo caso, il progetto è oltre il budget di 20.000 dollari, indicando la necessità di una revisione e potenziali aggiustamenti nella pianificazione o nell’esecuzione future.

La gestione dei progetti è essenziale per garantire che i progetti raggiungano i loro obiettivi in modo efficiente ed efficace, mantenendo informati e soddisfatti tutti gli stakeholder.